3 Configurações do Jira Para Melhorar a Fluidez do Fluxo de Trabalho

Olá meus amigos e minhas amigas, tudo bem?

Começo esse artigo com uma reflexão:

Há quanto tempo você não revisa o processo de trabalho do Squad e pensa em maneiras de otimizá-lo?

Pois é, é muito importante periodicamente discutir como anda a fluidez das atividades dentro do fluxo de trabalho, por exemplo utilizando métricas de fluxo para identificar possíveis gargalos, identificando o tempo em que os itens ficam “parados” em determinado status, dentre outros.

Sabia que o Jira pode nos ajudar, e muito, a sermos mais efetivos nos processos, acompanhamento, e até em automações de tarefas manuais? Isso mesmo. Trago abaixo 3 exemplos simples mas que fazem total diferença no dia a dia:

1. Uso de Swimlanes por Classe de Serviço

Objetivo: Organizar as tarefas no quadro Kanban usando Swimlanescom base na urgência ou impacto, dando maior transparência para os stakeholders quanto ao trabalho:

Como configurar:

1. Vá em “Board settings” > “Swimlanes”.
2. Crie quatro raias, mantendo-as na seguinte ordem (de cima para baixo): Expedite, Fixed Date, Standard, Intangible
3. Selecione “Queries” (JQL).
4. Crie respectivamente os nomes das raias e as regras como:

• Expedite => Query: Priority = Hightest -> Itens com prioridade máxima;
• Fixed Date => Query: Labels = Fixed date -> Itens que contenham, no campo “lable”, a informação “Fixed Date”;
• Standart => Sem necessidade de informar critérios. Itens não enquadrados nas outras condições;
• Intangible => Query: LAbels = Intangible -> Itens que contenham, no campo “lable”, a informação “Intangible”.

Pronto, você já tem um board melhor classificado, com maior clareza das informações, onde o time conseguirá visualizar melhor as prioridades e tomar decisões mais rápidas, reforçando a gestão visual e a fluidez do fluxo.

Entendendo um pouco sobre Classes de Serviço:

Classes de Serviço (Classes of Service) são categorias que ajudam a priorizar e tratar diferentes tipos de demanda com base em urgência, impacto e previsibilidade. São muito usadas em Kanban para ajudar na tomada de decisões sobre o que puxar ou acelerar no fluxo de trabalho.

1. Expedição (Expedite): Itens críticos que precisam de atenção imediata. Desviam o fluxo normal. Data Fixa (Fixed Date): Tarefas que precisam ser entregues até uma data específica (ex: ações de marketing ou obrigações legais).
2. Padrão (Standard): O fluxo comum do time, sem urgência ou data fixa.
3. Intangível (Intangible): Melhorias técnicas, refatorações, débitos técnicos — não urgentes agora, mas com impacto futuro.

Algumas referências sobre o tema:

• 📘 Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business
• Artigo de referência: Kanban University – Classes of Service
• Complemento: Essential Kanban Condensed (Anderson & Teixeira), disponível gratuitamente pela Lean Kanban

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2. Automação para preenchimento automático de subtasks

Objetivo: Criar uma automação para preencher automaticamente o resumo e a descrição de subtasks com base nas informações da issue pai. Pode ser aplicado a qualquer campo.

Como configurar:

1. Vá em “Project settings” > “Automation”.
2. Crie uma nova regra, inserindo:

• Trigger (Gatilho): “Issue created” + condição de tipo (no nosso caso, Subtask);
• Condition (Condição): Issue type = Story (refere-se ao item pai);
• Action (Ação): “Edit issue fields” -> Use smart values:

Resumo: {{parent.summary}}

Descrição: {{parent. description}}

Pronto! Agora toda vez que um item tipo Subtask for criado, automaticamente serão inseridos nos campos Resumo e Descrição os mesmos valores contidos no item pai, reduzindo trabalho manual, evitando erros e garantindo alinhamento entre itens relacionados — aumentando a velocidade de criação e clareza das tarefas.

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3. Limite de WIP (Work In Progress) por coluna

Objetivo: Definir um número máximo de itens por etapa do fluxo para evitar gargalos.

Como configurar:

1. Vá em “Board settings” > “Columns”.
2. Ao lado do nome da coluna, defina o WIP limit desejado (ex: 3 para “Em andamento”).

Pronto, foi estabelecido um limite de atuação em cada coluna, ajudando o time a focar no que já está em progresso (parar de começar e começar a terminar), evitando multitarefa e favorecendo entregas mais rápidas e com mais qualidade. A Lei de Littleilustra bem a relação de tempo de entrega e número de itens em progresso:

Lead Time = Work in Progress (WIP) / Throughput

Conclusão

Explore o potencial do #Jira além do básico. Automatizar tarefas operacionais — como mover subtarefas junto com a história principal — pode parecer simples, mas gera um impacto real na fluidez do time.

Liberar energia da equipe para o que realmente importa é uma das maiores forças da ferramenta.

E você, tem usado o Jira de forma estratégica ou ainda está no modo manual? Ficou com alguma dúvida ou quer trocar ideias sobre boas práticas? Deixe seu comentário ou me chame direto — vou adorar ajudar!